3 Tipps, um Ihr Projektmanagement zu verbessern

Profilfoto Florian Fay
Chief Operations Officer

14.09.2021
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Nichts lehrt uns das Projektmanagement so gut, wie die eigene Erfahrung. Die folgenden drei Tipps machen Sie zu einem:r besseren Projektmanager:in.

Je nach Projekt und je nach Team, mit dem Sie arbeiten, sollten Sie als Projektmanager:in verschiedene fachliche und menschliche Skills mitbringen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Aus Erfahrung kann ich sagen, dass neben klassischem Projektmanagement-Basiswissen drei Skills für jedes Projekt relevant sind – ganz egal in welchem Umfeld es durchgeführt wird:

Kommunikation

Eine gute Projektmanager:in sollte kommunizieren können. Damit meine ich nicht, dass er:sie große Reden schwingen und sowohl das Team als auch die Kund:innen in Grund und Boden reden kann. Genau das halte ich für gefährlich. Ein:e Projektmanager:in, der:die gut kommunizieren kann, hält den eigenen Redeanteil so gering wie möglich und versucht durch unterschiedliche Herangehensweisen, sein Gegenüber (Kund:in oder Teammitglied) zum Reden zu bringen. Das hat gleich zwei Vorteile:

  1. Ihnen bleibt mehr Zeit, Ihrem Team zuzuhören und dessen Anliegen zu verstehen. Das gilt ebenso im Kundenkontakt. Vor allem, wenn es Probleme geben sollte (extern oder intern) ist es erstmal wichtig, zuzuhören und die Botschaft zu verstehen, um adäquate Lösungen finden zu können. Erkennen Sie, was Ihr Gegenüber belastet, anstatt sich zu rechtfertigen oder sich mit Schuldzuweisungen dem Problem zu entziehen.
  2. Indem Sie Ihren eigenen Redeanteil reduzieren, schaffen Sie Raum für die Ideen und Einwände Ihres Teams und Ihrer Kund:innen. Stille kann schwer auszuhalten sein, aber in ihr kann sehr viel Kreativität liegen. Machen Sie eine Redepause, holen Sie Luft, geben Sie Entfaltungsmöglichkeiten. Nur, indem sie eigene Impulse äußern können, bleiben alle Projektbeteiligten aktiv im Projekt eingebunden und fühlen sich wahrgenommen und relevant für den Projekterfolg.

Ruhe bewahren

Das perfekte Projekt gibt es nicht. Ich bin schon einige Jahre Product Owner und habe noch kein Projekt erlebt, in dem alles genau so lief, wie geplant. Das kann an unterschiedlichen Faktoren liegen. Zu den häufigsten, die ich bisher erlebt habe, gehören:

  1. personelle Wechsel im eigenen Team oder bei den Kund:innen
  2. Umpriorisierungen im Projekt

Jetzt stellt sich die Frage: Wurde das Projekt einfach nicht gut genug geplant? In den meisten Fällen lautet die Antwort: Nein! Ein Projekt kann noch so gut geplant sein: Aus meiner Sicht ist es nicht möglich, alle Hindernisse bereits im Vorfeld zu erkennen. Gerade hier sind Sie gefragt: Wenn etwas im Projekt nicht rund läuft, ist es wichtig, erstmal ruhig zu bleiben und nicht in Aktionismus zu verfallen. In der Regel entsteht bei Problemen Unruhe im Team. Wenn das der Fall ist, sollten Sie als Projektmanager:in der Fels in der Brandung sein und mit dem Team in Ruhe eine Lösung für das Problem finden. Kund:innen bauen Druck auf? Jetzt heißt es, diesen erstmal auszuhalten und vom Team abzuwenden. Denn Ihr Team arbeitet in der Regel unter Druck nicht besser, sondern es entstehen weitere Fehler, die zu noch mehr Druck führen. Um nicht in diesen Teufelskreis zu geraten, sollten Sie direkt zu Beginn dafür sorgen, dass Ihr Team gut arbeiten kann und durch das Lösen der Probleme wieder in einen produktiven Arbeitsmodus zurückfindet.

Kundenfokus

Der aus meiner Sicht wichtigste Punkt für erfolgreiches Projektmanagement ist der Fokus auf die Kund:innen. Nicht nur Sie, auch Ihr Team müssen die Bedürfnisse Ihre:r Kunden verstehen. Jedes Projekt, das umgesetzt wird, wird für eine:n Kund:in umgesetzt – ob diese:r Kund:in unternehmensintern ist, wenn z.B. ein neues Projekt im HR-Bereich für die Mitarbeiter:innen durchgeführt wird, oder es sich um ein externes Kundenprojekt handelt. Wichtig ist, zu verstehen, warum das Projekt für die Kund:innen relevant ist. Nur dann kann das Verständnis für sie und ihre Reaktionen aufgebaut werden. In meinen Augen empfiehlt es sich, dieses Verständnis im kompletten Projektteam zu etablieren. Dafür eignet sich ein gemeinsamer Review-Termin mit dem:der Kund:in hervorragend, in dem das Projektteam die erzielten Ergebnisse präsentiert. Durch das selbständige Präsentieren in Anwesenheit der Kund:innen, kann deren Reaktion auf das Ergebnis direkt miterlebt werden. Das macht es im Laufe des Projekts einfacher, richtige Entscheidungen im Kundensinn zu treffen. Direkte Reaktionen und vor allem Emotionen der Kund:innen mitzuerleben, liefert dem Team einen deutlichen Einblick, wie das eigene Produkt ankommt und welchen Mehrwert es schaffen kann.

Ein wichtiger Denkanstoß, den ich zum Abschluss dieses Artikels noch mitgeben möchte ist, dass Sie sich in die Rolle des:der Kund:in hineinversetzen sollten. Im Anschluss an diesen Perspektivenwechsel sollten Sie prüfen, ob Sie in der aktuellen Projektsituation ein gutes Gefühl hätten. Wenn das nicht der Fall ist, wissen Sie, dass es etwas zu optimieren gibt. Wenn Sie ein gutes Gefühl haben, sorgen Sie dafür, dass es so bleibt. Hören Sie dem:der Kund:in gut zu und fragen Sie regelmäßig, ob er:sie sich im Projekt wohl fühlt oder Ideen hat, wie die Zusammenarbeit weiter optimiert werden kann. Bleiben Sie in Verbindung.

Titelbild: Randy Fath auf Unsplash
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Robin Nemetz

Robin Nemetz
& Isabell Hartmann
Sales Manager:in