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Remote Work von A bis Z: 26 Tipps fürs Homeoffice und digitale Nomad:innen

ProfilfotoLisa Reichardt
Content Marketing Producerin

15.02.2021

Es gibt viele gute Gründe, warum INCLOUD Kolleg:innen remote arbeiten und nicht vom Büro aus. Doch wie gelingt der Hybrid-Modus oder gar ein Full-Remote-Ansatz? Die INCLOUDs haben ihre Erfahrungen geschildert und daraus das INCLOUD Remote Alphabet entwickelt.

Das INCLOUD Remote Alphabet

Austauschmöglichkeiten

Ein Plausch an der Kaffeemaschine, gemeinsames Mittagessen oder spontane 2-Minuten-Meetings auf dem Flur: Im Büro hast du permanent die Möglichkeit, zu kommunizieren und so ein gutes Verhältnis zu deinen Kolleg:innen aufzubauen. Je weniger ihr euch seht, umso wichtiger ist es, feste Zeiträume für den gegenseitigen Austausch zu schaffen. Das können regelmäßige Chats sein, Chaträume für euer Team, Video Calls oder auch virtuelle Teamevents und "Coffee Calls". Bleibt in Verbindung.

Büro-Feeling

Schaffe dir einen Platz, der nur dem Arbeiten dient, sodass weder das Bett noch das Sofa oder der Küchentisch als Büro dienen müssen. Es muss kein eigener Raum sein. Mache dir aber Gedanken darüber, wo und wie du dieses Drittel deines Tages verbringen möchtest.

Wenn möglich, halte deinen Arbeitsplatz getrennt von anderen Aufenthaltszonen. So vermeidest du tagsüber Ablenkung und kannst nach Feierabend "nach Hause gehen" – und sei es nur, den Laptop in einer Schublade zu verstauen.

Call statt Chat

Anstatt zu einem Thema ständig hin und her zu schreiben und so mitunter Missverständnisse zu erzeugen, ruft euch lieber kurz an. Das geht schneller und ihr habt sogar die Möglichkeit, ein bisschen zu Plaudern (ganz wichtig für Punkt A).

Daily

Ein tägliches Auftakt-Meeting mit dem Team ist auch nicht-remote super wichtig, um den Tag im Team einzuläuten und sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. Hier berichtet ihr zum Beispiel, wie der gestrige Tag lief und was die heutigen Aufgaben und Meetings sein werden.

Equipment

Bei INCLOUD konnten wir im März 2020 von heute auf morgen in den vollständigen Remote-Modus wechseln. Das hat vor allem dadurch so gut funktioniert, dass jede:r Mitarbeiter:in im Rahmen des Onboardings mit den nötigen Geräten und Technologien (z.B. VPN) ausgestattet wird. Je nach Branche und Beruf können die Voraussetzungen für Hard- und Software verschieden sein. Grundsätzlich lohnt es sich aber langfristig, in Remote-fähiges Equipment zu investieren.

Feierabend

Wenn du deine Kolleg:innen nicht in den Feierabend gehen siehst, kann es vorkommen, dass du länger arbeitest, als geplant und dich im Laufe der Zeit überarbeitest. Blocke dir deshalb deinen Feierabend wie jeden anderen Termin auch in deinem Kalender und lasse dich 15 Minuten vorher erinnern, dass bald Schluss ist. Das hilft, Überstunden zu vermeiden und räumt dir genug Platz für dein Privatleben ein. Eine Art Deadline im Kalender stehen zu haben, kann außerdem die Effizienz deiner Arbeit steigern, weil du dir den schnellsten Weg überlegen musst, um deine Aufgabe gut und pünktlich zu lösen.

Nach Feierabend sollte dich so wenig wie möglich an die Arbeit erinnern. Eine Erholung ist wichtig! Getreu dem Motto "Aus den Augen, aus dem Sinn", solltest du dein Equipment wegpacken, wenn du dazu tendierst, "noch mal eben schnell" Mails zu checken. Führe gerne auch ein festes "Feierabend"-Ritual ein: Das kann ein Spaziergang sein, eine Runde Sport oder einfach andere Kleidung. Schaffe in jedem Fall einen Ausgleich zu deinem Arbeitsmodus.

Genug Wasser Trinken

Sollte sowieso immer beherzigt werden. Da einige INCLOUDs aber tatsächlich weniger trinken, wenn sie zuhause arbeiten, hier noch mal eine Erinnerung, jetzt aufzustehen und dein Glas zu füllen.

Hybrid: aber richtig

Mal ehrlich: Home Office ist nicht für jeden was. Die Gründe dafür sind vielfältig und allesamt nachvollziehbar. Viele INCLOUD Mitarbeiter:innen gehen immer noch gerne in unser Büro in Darmstadt – und sei es nur einmal in der Woche. Wie aber mit Meetings umgehen, wenn ein Teil des Teams vor Ort ist und ein Teil nicht? Wir raten davon ab, sich in einem Büroraum zu versammeln und die "übrigen" Mitarbeiter:innen dazuzuschalten. Das sorgt für ein Ungleichgewicht und kann dazu führen, dass Kolleg:innen, die remote arbeiten, nicht so gut zu Wort kommen. Deshalb gilt bei uns: Sind mehr als zwei Personen nicht vor Ort, nehmen alle per Teams-Call von ihren eigenen Rechnern aus teil.

Innenleben zeigen

Du bist unzufrieden mit etwas? Während Stimmungen und Gefühle im Büro leicht wahrgenommen werden, kannst du sie im Homeoffice theoretisch hinter deinem Bildschirm verstecken. Aber wem bringt das etwas? Sprich Themen, die dich beschäftigen, schnellstmöglich an und versuche gemeinsam mit dem Team eine Lösung zu finden. So vermeidest du, dass sich mehr und mehr unausgesprochene Probleme aufstauen und dir eines Tages in den Weg fallen.

Jeans oder Jogginghose?

Es gibt unterschiedliche Ansichten darüber, welche Kleidung man im Remote-Arbeitsleben tragen sollte. Natürlich sind Anzug und Krawatte spätestens nach der ersten Woche in Video Calls nicht mehr so beliebt, wie sie vielleicht zuvor waren. Andererseits ist es auch fraglich, wie menschlich man sich nach fünf Tagen im selben Pyjama noch fühlt. Finde ein "gesundes Outfit", das dir das Gefühl gibt, frisch in den Tag zu starten und mit dem du auch unerwartete Calls entspannt annehmen kannst. Sich morgens umzuziehen ist darüber hinaus auch ein gutes Ritual, um den Tag zu beginnen und eine Routine, deren Wichtigkeit manchmal unterschätzt wird.

Kamera benutzen

Ein simpler Tipp, aber effektiv für jedes Meeting: Calls mit eingeschalteter Kamera sind immer persönlicher und man hat nicht ganz das Gefühl, dass sich die Person am anderen Ende vielleicht auf einem anderen Kontinent befindet. Außerdem bleibst du eher aufmerksam, wenn deine Kolleg:innen dich sehen können und ihr beugt Missverständnissen vor. Denn das Gesicht spricht immer mit, selbst wenn du nichts sagst.

Lasse das Leben zu

Dein Kind läuft ins Bild? Der Hund frisst Hausaufgaben? Ganz ehrlich: Grade wenn du zuhause arbeitest, schneit das Leben öfter herein, als im Büro, wo der Fokus rein auf dem Arbeiten liegt. Es ist völlig in Ordnung, wenn Kinder während eines Video-Calls auftauchen, kein Grund zur Panik (auf beiden Seiten des Calls) – das gehört zum Menschsein. Etabliert ein neues Verständnis dafür, dass Arbeit und Leben aufeinandertreffen dürfen und dass dies für einige sogar einen guten Ausgleich schaffen kann, wenn sie sich nach einem Meeting kurz mit privaten Themen beschäftigen – das verhält sich für jeden anders.

Meeting-Kultur

Ja, gegenseitiger Austausch ist wichtig. In der Remote-Arbeitswelt erhalten Meetings deshalb noch mal eine ganz neue Bedeutung. Umso wichtiger, dafür klare Regeln aufzustellen, damit a) genug freie Slots für die eigene Arbeit frei bleiben und b) die Meetings auch wirklich ergiebig sind.

Bei INCLOUD haben wir uns darauf geeinigt, für uns unnötige Meetings abzusagen und nur noch solche wahrzunehmen, die von unserer Anwesenheit profitieren oder von denen wir etwas mitnehmen können. Gerade weil man sich im Remote-Modus nicht mal eben im Flur über den Weg läuft, neigt man dazu, jeden "der es irgendwie mitbekommen sollte", in ein Meeting einzuladen. Hier sind beide Seiten gefragt: Einladende und Gäste. Welche Personen braucht es wirklich, um aus dem Meeting mit konkreten Entscheidungen und Erkenntnissen zu gehen? Kann ich selbst wirklich etwas beitragen oder genügt es, wenn ich von den Ergebnisse in einem allgemeinen Announcement erfahre? Je mehr Menschen an einem Meeting teilnehmen, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass jeder mit seiner Meinung zu Wort kommt und wirklich Ergebnisse geschaffen werden.

Am Ende des Meetings solltet ihr immer mit konkreten Ergebnissen oder Aufgaben hinausgehen. Schreibt sie nieder, sodass auch nachträglich auf die Ergebnisse zugegriffen werden kann.

Nachrichten-Slots

Je mehr in Chats und Mails kommuniziert wird, umso häufiger tauchen Benachrichtigungen auf dem Bildschirm auf, die dich aus deiner momentanen Aufgabe reißen. Wenn fünf Menschen zeitgleich etwas mit dir abklären möchten, wirst du am Ende des Tages ständig zwischen Chat und Aufgabe gependelt sein, kein zufriedenstellendes Ergebnis und dazu noch keine Energie mehr haben. Wenn du kannst, stelle also alle Notifications ab und setze dir lieber feste Zeitslots (zum Beispiel einmal die Stunde oder zweimal am Tag), um Nachrichten zu beantworten und Themen zu klären. In den meisten Fällen ist eine sofortige Reaktion nicht nötig und der gestörte Fokus viel schädlicher, als eine "Sofort-Antwort" hilfreich ist. So kannst du fokussiert an deinen Aufgaben arbeiten. Selbiges gilt für Meetings: Widerstehe der Verlockung, während laufender Calls nebenher andere Dinge zu tun, wie beispielsweise Nachrichten zu checken. Konzentriere dich auf dein Gegenüber. Du merkst, dass das Meeting dich nichts angeht? Du weißt, was zu tun ist!

Onboarding Remote

Wie INCLOUD stellen auch andere Unternehmen weiterhin neue Mitarbeiter:innen ein. Grade im Remote Modus ist ein vernünftiges Onboarding noch einmal viel wichtiger, als ohnehin schon. Die Verantwortlichen sollten dafür sorgen, dass der:die neue Mitarbeiter:in schnell Fuß fassen kann und von Tag 1 an feste Ansprechpartner:innen und regelmäßigen Austausch hat.

Pausen

Die werden bekanntlich doch mal vergessen, wenn der Kühlschrank direkt neben dem Schreibtisch steht und niemand da ist, mit dem man in die Kantine oder Küche geht. Dabei sind sie wichtig, um dann wieder fokussiert mit der Arbeit zu starten. Bei INCLOUD haben wir bereits vor dem Remote-Modus die aktive Pause eingeführt, in der jede:r, der:die möchte, in 15 Minuten ein paar lockere Fitness-Übungen machen kann, um sich danach wieder frisch an den Laptop zu begeben. Per Video-Call ist das auch jetzt kein Problem.

Quality Time mit dem Team

Gemeinsame Events mit dem Team stärken den Zusammenhalt. Das funktioniert auch aus der Ferne. Bestellt euch etwas zu essen, quatscht eine Runde und sucht euch lustige Online-Spiele aus. Auch Koch- und Malkurse, sowie Krimi-Dinner-Events gibt es mittlerweile online.

Routine und Rituale

Grade der Remote-Arbeitsalltag braucht eine gewisse Struktur, da Routinen wie der Arbeitsweg wegfallen. Auch wenn Arbeiten aus dem Bett und im Pyjama traumhaft klingt, nach 1-2 Mal fühlst du dich nicht mehr produktiv. Deswegen gerne morgens schonmal frisch machen und an den Schreibtisch setzen. Das Bett sollte weiterhin ein Ort der Entspannung bleiben und nicht mit der Arbeit verbunden werden.

Definiere außerdem ein festes Abschalt-Ritual und mach danach auch WIRKLICH Feierabend.

Struktur

Dieser Punkt ergibt sich schon aus vielen vorherigen: Neben deinen Meetings solltest du auch deine Fokuszeiten, Pausen und den Feierabend im Kalender eintragen. Indem du dir die Zeit für dich rechtzeitig blockst, verhinderst du, dass weitere Termine in deinen Kalender gelegt werden bzw. hast in deiner Terminplanung einen besseren Überblick, was erledigt werden muss und ob der Termin noch warten kann.

Transparenz

Wenn dein Kalender für andere einsehbar ist, sorge für Transparenz, indem du deine Termine vernünftig benennst und nicht nur "abwesend" einträgst (außer bei privaten Terminen). So wissen deine Kolleg:innen, wann du für sie gut zu erreichen bist.

Als Führungsperson gilt zudem: Regelmäßige Updates bringen Klarheit für die Mitarbeiter:innen, was grade so im Unternehmen los und was geplant ist. So schaffst du Vertrauen und Authentizität, denn grade die Kolleg:innen, die nicht eng mit dir zusammenarbeiten und dich sonst nur auf dem Flur zu sehen bekommen haben, verlieren den Bezug zu dir. Am besten funktioniert das Update mit einem regelmäßigen Video, das du den Kolleg:innen zukommen lässt. Wenige Minuten reichen aus.

Unterbrechen

Im Video Call neigen wir dazu, den anderen aussprechen zu lassen – was erstmal nett und höflich klingt, aber dem Gespräch unter Umständen abträglich ist. Im normalen Gespräch würden Mimik und Luftholen für Unterbrechungen sorgen. Im Video Call können sie hingegen untergehen. Unterbrich deine:n Gesprächspartner:in, wenn du denkst, dass er oder sie abschweift oder ihr euch im Kreis dreht.

Vertrauen

Eines der größten Themen im kompletten Remote-Universum: Kann ich meinen Kolleg:innen vertrauen, wenn ich nicht mit ihnen in einem Raum sitze? Eins vorneweg: Wenn du ihnen schon nicht vertrauen konntest, als sie im Büro neben dir saßen, wirst du es remote auch nicht können. Ob ein:e Kolleg:in gute, zuverlässige Arbeit leistet, hängt nicht vom Arbeitsort ab. Letztendlich geht es (in den meisten Branchen) um das Ergebnis. Setzt euch Ziele und ermittelt daraus Aufgaben. Wenn die Ergebnisse stimmen, kannst du davon ausgehen, dass deine Kolleg:innen auch remote gute Arbeit leisten.

Wenn du krank bist, bist du krank

Selbstredend. Homeoffice ist nicht dazu da, halbherzig zu arbeiten und sich ebenso halbherzig zu erholen. Wenn du krank bist, gehst du auch nicht ins Büro, oder? Also tu dir und deinen Kolleg:innen einen Gefallen und nimm dir die Zeit, wieder gesund zu werden. Dann geht es frisch ans Werk.

X-beliebige Möglichkeiten

Vom Arbeitsplatz über die Arbeitszeit bis hin zur Kleidung und der Kaffeeauswahl: Remote hast du unzählige Möglichkeiten, dein Arbeitsleben zu gestalten. Wichtig ist, dass dein Arbeitstag im Einklang mit deinem Team steht. Finde deinen Weg und mache mehr aus deinem Tag!

Yoga und weitere Ideen, um fit zu bleiben

Wer im INCLOUD Büro die Treppe nimmt, legt am Tag mindestens 160 Stufen zurück, mit der Mittagspause noch mehr. Außerdem haben wir lange Flure und Tischtennis-Spiele. Remote fällt also ein Teil unserer Bewegung weg. Gemeinsame Termine wie unsere "aktive Pause" oder auch Yoga- oder Fitnessübungen nach dem Aufstehen oder Feierabend können dabei helfen, sich mehr zu bewegen – und dienen darüber hinaus als energetische Rituale für den Beginn oder Abschluss eines Arbeitstages.

Zeitzonen

Remote Work ermöglicht unter anderem das Reisen in Länder fernab unseres Headquarters in Darmstadt. Da liegen gut und gerne mal 9.000 Kilometer und mehrere Zeitzonen zwischen den Teammitgliedern. Es gibt Kolleg:innen, die ihren Tagesrhythmus der deutschen Zeit anpassen. Je nach Position im Unternehmen ist das relevant (z.B. wenn man viel Kund:innenkontakt hat). Ansonsten definiert Kernarbeitszeiten, in denen sich alle gegenseitig erreichen können. Den Rest der Zeit könnt ihr dann für Fokusarbeit oder andere Meetings nutzen.

Titelbild: Daniel Diekmann
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