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6 Tipps, wie Sie Ihr Zeitmanagement und Fokus als Führungskraft verbessern

ProfilfotoDavid Müller
Geschäftsführer

13.07.2021

Navigieren Sie sich clever und fokussiert durch die Woche. Mit diesen 6 Tipps optimieren Sie Ihr Zeitmanagement und Fokus im Handumdrehen und erreichen Ihre Ziele.


Wir sind immer erreichbar. Eine Anruf hier, eine Teams-Benachrichtigung dort. Und das Mail Programm schläft auch nie. Wie soll da die Arbeit fristgerecht und zuverlässig erledigt werden? Aus einer 40 Stunden Woche wird so schnell eine 50 Stunden Woche. Und wenn Ihr Unternehmen wächst, wird das nicht weniger. Damit auch Sie nicht ständig aus Ihrer Arbeit gerissen werden und jeden Tag wissen, was Sie am Ende des Tages erreichen wollen, habe ich 6 Tipps zusammengestellt, die auch Ihnen dabei helfen können, sich durch den Arbeits-Alltag zu navigieren. Starten wir direkt mit dem ersten Tipp.

1. Planen Sie die Woche im Kalender vor

Ihr Kalender ist Ihr treuer Begleiter. Planen Sie die Woche im Voraus, idealerweise bereits in der Woche davor. So wissen Sie, welche Aufgaben Sie abgeben können und welche Aufgaben auf Sie warten. Haben Sie bei der Terminplanung Ihren Biorhythmus im Blick. Wann können Sie am effektivsten und produktivsten arbeiten? Morgens, nachmittags oder abends? Legen Sie demnach bestimmte, meist wichtige Termine in diese Phase.

Reduzieren Sie Ihre Ziele auf die drei wichtigsten für die Woche

"Jawoll, ich bin zufrieden, weil diese Aufgaben erledigt sind." Setzen Sie sich Ziele: Welche Aufgaben sollen in dieser Woche unbedingt erledigt werden? Wann ist die Woche eine gute Woche? Was müssen Sie tun, damit Sie diesen Status erreichen? Was schaffe ich mental? Aber Vorsicht: Überschätzen Sie sich nicht, indem Sie den Kalender mit einem Berg an wichtigen Aufgaben vollpacken – nur um viel geschafft zu haben. Viel hilft viel ist hier Fehl am Platz. Konzentrieren Sie sich auf die drei wichtigsten Wochenziele, damit Sie diese auch realistisch erreichen können.

2. Eat the frog – das Unangenehme zuerst

Was unangenehm klingt, ist es tatsächlich auch. Eat the frog bedeutet, dass Sie sich zuerst das vornehmen sollen, was Ihnen an diesem Tag am unangenehmsten erscheint. Eine Aufgabe, auf die Sie so gar keine Lust haben und die Sie möglicherweise schon einige Zeit vor sich herschieben. Das verursacht schlechte Laune und Sie schleppen sich unmotiviert durch den Tag. Werden Sie diesen Ballast los und beißen Sie in den sauren Apfel. Sobald Sie diese unangenehme Last losgeworden sind, können Sie stolz auf sich sein und legen einen ganz anderen Spirit an den Tag. "Du surfst auf einer Welle, weil du weißt, dass du das schon hinter dir hast."

3. Machen Sie die Schotten dicht

Von der Welle surfen Sie direkt in den Deepwork-Tunnel. Die Fokuszeit hilft Ihnen dabei, konzentriert zu arbeiten. Nur Sie und Ihr Arbeitsplatz. Blocken Sie sich diese Zeit. Durch den festterminierten Blocker im Kalender gehen Sie eine Verbindlichkeit mit sich selbst ein. Schotten Sie sich in Ihrer Fokuszeit ab! Schalten Sie alles aus, was Geräusche macht: Outlook, Telegram, Teams – egal was, stellen Sie es auf Mute. Ihr Smartphone sollte keine Geräusche machen, außer wenn Sie angerufen werden. Ein kleiner Tipp: Wählen Sie eine kleine Personengruppe aus, die Sie auch in der Fokuszeit erreichen kann, falls etwas brennt. Vermeiden Sie um jeden Preis Unterbrechungen. Bereiten Sie sich deshalb vor der Fokuszeit Ihren Arbeitsplatz so vor, dass Sie nicht mehr aufstehen müssen. Wasser, Kaffee und Snacks stehen in Ihrem Radius bereit.

4. Planen Sie Puffer für Unvorhergesehenes ein

Spielen Sie kein Termin-Tetris und lassen Sie sich genug Zeit für spontane Dinge! Das können Termineinladungen, dringende Absprachen oder die Verlagerung der Fokuszeit sein. Wenn Sie Ihre Woche planen, kalkulieren Sie einen 5-Minuten-Puffer zum durchatmen zwischen zwei Terminen ein. In dieser Zeit können Sie etwas trinken, lüften und sich sammeln. Sie haben die Zeit Ihre Gedanken für den neuen Kontext auf Reset zu stellen.

5. Positionieren Sie sich

Bereiten Sie Ihren Tag am Morgen vor, um Ihnen zu visualisieren, welchen Weg der Tag gehen soll. Positionieren Sie sich am Anfang in die Richtung, die Sie am Ende des Tages erreichen wollen. Machen Sie mental eine kleine Zeitreise: Was muss heute passieren, dass Sie am Ende des Tages mit sich und Ihrer Arbeit zufrieden sind? Was muss zum Beispiel in Ihrer Fokuszeit als Ergebnis rauskommen? Wie müssen die Termine laufen? Die mentale Positionierung zieht Sie automatisch in die Richtung, die Sie erreichen wollen.

6. Selbstreflexion hilft Ihnen dabei besser zu werden

Schließen Sie den Tag mit einer Retro mit sich selbst ab. Das ist wie ein Abschlussritual für jeden Tag und läutet Ihren Feierabend ein. Beantworten Sie diese Fragen:

  • Welche drei Punkte sind gut gelaufen?
  • Was habe ich den Tag über gelernt?
  • Was kann ich das nächste Mal noch besser machen?
  • Wie kann ich aus dem Tag wachsen?

Mein Grundsatz ist, dass ich jeden Tag einen Prozent besser werden möchte. Einzeln betrachtet ist das keine große Summe, aber hat im gesamtem Blick auf ein Jahr eine enorme Wirkung. Das ist nichts anderes als der Zinseszinseffekt. Das eine Prozent basiert auf dem vorherigen Prozent und so weiter. Dieser Effekt gelingt Ihnen nur, wenn Sie sich selbst reflektieren. Schaffen Sie sich ein Bewusstsein für sich selbst, um so jeden Tag besser, besser und besser in den Tag zu starten.

Titelbild: Djim Loic auf Unsplash
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